隨著會(huì)議的增多，會(huì)議紀(jì)要也會(huì)逐漸增加，用傳統(tǒng)紙質(zhì)化記錄，分類整理變得麻煩，讓查詢工作變得復(fù)雜、保密性得不到保障且紙質(zhì)容易磨損丟失，對(duì)企業(yè)發(fā)展有很大的影響。

OA辦公系統(tǒng)為會(huì)議紀(jì)要增添助力，建立了“會(huì)議管理”功能模塊，將各種各樣的會(huì)議一一梳理，變得有條不紊。那么，OA辦公系統(tǒng)的會(huì)議管理是如何操作的呢？我們用天生創(chuàng)想OA系統(tǒng)來(lái)舉例：

1、會(huì)議列表

為了方便會(huì)議紀(jì)要管理統(tǒng)一化，可以將所有的會(huì)議紀(jì)要在OA辦公系統(tǒng)的“會(huì)議列表”里羅列出來(lái)，只有參與過會(huì)議的相關(guān)人員才能清楚看到相關(guān)的會(huì)議列表內(nèi)容。

面對(duì)眾多的會(huì)議，在會(huì)議列表的下方提供了四種搜索方式，分別是會(huì)議主題、類型、會(huì)議室、發(fā)布日期，任意一項(xiàng)都可查詢。

2、會(huì)議審批

一項(xiàng)會(huì)議是否能夠進(jìn)行，需要經(jīng)過上級(jí)層層請(qǐng)示，逐級(jí)審批才能進(jìn)行下一個(gè)流轉(zhuǎn)，在“會(huì)議審批”功能中就可以看到發(fā)起人提出的會(huì)議名稱、申請(qǐng)人、申請(qǐng)時(shí)間、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議室、狀態(tài)、發(fā)布人及操作。

3、待我參加會(huì)議

進(jìn)入OA辦公系統(tǒng)的會(huì)議管理，點(diǎn)擊“待我參加會(huì)議”，就能看到等待需要參與的會(huì)議，這樣的操作是以電子形式代替口頭傳達(dá)，讓員工不會(huì)錯(cuò)過任何會(huì)議。

4、我已參加會(huì)議

當(dāng)不記得是否參與了這項(xiàng)會(huì)議，那么會(huì)議管理的“我已參加會(huì)議”能直接顯示出相關(guān)人員參與過的會(huì)議，方便管理人對(duì)員工的工作動(dòng)態(tài)有跡可循。

5、待開會(huì)議

會(huì)議審批通過后，如何通知到需要參與的相關(guān)人員呢？這時(shí)，可以通過會(huì)議管理的“待開會(huì)議”就能知曉，直接點(diǎn)擊會(huì)議管理的“待開會(huì)議”欄即可。

6、已開會(huì)議

是對(duì)可公開的會(huì)議公布在“已開會(huì)議”中，讓相關(guān)的人員知曉已經(jīng)開過哪些會(huì)議，從而減少重復(fù)性的工作。

7、會(huì)議申請(qǐng)

是由管理人賦予相應(yīng)員工的申請(qǐng)權(quán)限，進(jìn)入“會(huì)議管理”就能看到“會(huì)議申請(qǐng)”按鍵，點(diǎn)擊成功后就能對(duì)會(huì)議提出申請(qǐng)，將標(biāo)有“*”字符號(hào)的會(huì)議開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、申請(qǐng)人、會(huì)議記錄人員、出席人員、審批人員、會(huì)議名稱、會(huì)議主題、會(huì)議室、會(huì)議類別以及描述填寫完整后“保存”，等待會(huì)議流程審批結(jié)果。

為了能讓審批人員及時(shí)看到“會(huì)議申請(qǐng)”，在“審批人員”一欄旁添有“短消息提示”，以便提醒審批人。

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