OA概述
企業(yè)信息化建設(shè)經(jīng)過(guò)這么多年的發(fā)展，取得了比較大的成果與效益，但是，隨著應(yīng)用與需求的不斷增長(zhǎng)和多樣性，信息系統(tǒng)也需要走專業(yè)化、多樣性的建設(shè)之路。這是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。

辦公自動(dòng)化(OA)定義
辦公自動(dòng)化(OA－Office Automation)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)路功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非常活躍和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會(huì)的產(chǎn)物。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作。通過(guò)OA系統(tǒng)所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地?cái)U(kuò)展了辦公手段，實(shí)現(xiàn)了辦公的高效率。

同時(shí)隨著技術(shù)的發(fā)展和使用人員的辦公方式和習(xí)慣、管理思想的變化，對(duì)于OA很明確的定義也不斷的變化著，在技術(shù)發(fā)展過(guò)程中的每一個(gè)階段，也賦予給OA不同的內(nèi)容和新的想象，而且，不同行業(yè)、不同層次的人員對(duì)OA的看法和理解也各有不同。

功能方面：廣義而言，OA應(yīng)該是一個(gè)企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現(xiàn)；
對(duì)于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言，OA是決策支持系統(tǒng)(DSS)。OA運(yùn)用科學(xué)的數(shù)學(xué)模型，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部／外部的信息為條件，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)；
對(duì)于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)(IMS)，OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營(yíng)效率；
對(duì)于普通員工而言：OA是事務(wù)／業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效，愉快地工作。

在以前傳統(tǒng)的認(rèn)知和了解中，認(rèn)為OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會(huì)議安排、文獻(xiàn)檢索、電子表格、電子郵件等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過(guò)程，面向的用戶群也只是機(jī)關(guān)辦公室或企業(yè)的職能部門(mén)、文秘部門(mén)、其實(shí)，在今天看來(lái)，OA應(yīng)有更豐富的內(nèi)容和層面，更廣泛的用戶群。

辦公自動(dòng)化(OA)發(fā)展過(guò)程
基本界定辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)以后，我們?cè)倩仡櫼幌罗k公自動(dòng)化系統(tǒng)在我國(guó)的發(fā)展脈絡(luò)。(下文如果非特指，辦公自動(dòng)化即指狹義的辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng))。

1、 中國(guó)的辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)起源于政府的公文和檔案管理。由于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，政府對(duì)企業(yè)的管理出了依靠法律、法規(guī)之外，還有大量的行政指令和指示。企業(yè)在進(jìn)行許多決策的時(shí)候，也經(jīng)常需要向主管的政府部門(mén)請(qǐng)示匯報(bào)。另外，當(dāng)時(shí)的政府官員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常是你來(lái)我往難以分辨，并且存在著比較嚴(yán)格的對(duì)應(yīng)關(guān)系，即企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員行政級(jí)別掛鉤，因此在企業(yè)應(yīng)用紅頭文件就比較自然。此時(shí)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)：以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統(tǒng)。其實(shí)辦公其實(shí)就是辦文。

2、 隨著企業(yè)的介入，OA軟件也有一定的發(fā)展，加入了很多企業(yè)的特性，例如，OA現(xiàn)在強(qiáng)調(diào)的知識(shí)管理，強(qiáng)調(diào)了業(yè)務(wù)流程的整合，但是，效果并不是很理想。主要的功能的收發(fā)文、檔案管理、物品管理、文檔管理、車輛管理、后勤管理、簡(jiǎn)單的人事管理等。盡管解決了企業(yè)中存在的層級(jí)結(jié)構(gòu)，傳統(tǒng)的辦文程序，從文件起草、審閱、會(huì)簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)，存在流程復(fù)雜，流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)，導(dǎo)致辦公效率低，決策緩慢等問(wèn)題。但是由于在機(jī)構(gòu)和流程上很難作很大的改動(dòng)，因此解決之道就是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅將辦文內(nèi)容電子化，而且實(shí)現(xiàn)整個(gè)辦文過(guò)程電子化，從根本上改變了傳統(tǒng)的工作模式。

在此種情況下，辦公自動(dòng)化作的所有工作不過(guò)是將手工工作搬到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，并利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)的一些先進(jìn)特點(diǎn)，卻沒(méi)有增加任何先進(jìn)的管理理念和方法。另外辦公自動(dòng)化的處理的信息范圍實(shí)在過(guò)于有限，僅僅處理一些公文就可以稱為辦公自動(dòng)化了嗎？如果我們仔細(xì)觀察市面上的辦公自動(dòng)化產(chǎn)品，所提供的附加功能的深度和廣度也是非常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所處的基本現(xiàn)實(shí)和困境。這也是我們的客戶對(duì)辦公自動(dòng)化不滿意的焦點(diǎn)所在。

辦公自動(dòng)化(OA)特點(diǎn)
OA系統(tǒng)在企業(yè)應(yīng)用和發(fā)展定位上主要以“辦公自動(dòng)化”為核心，包括了公文審批、辦公管理功能。其特點(diǎn)是以企業(yè)在行政辦公上審批、批閱文件為線索，實(shí)現(xiàn)符合企業(yè)行政要求的審批結(jié)構(gòu)體系，達(dá)到“審批自動(dòng)化”的目的，從而節(jié)省紙質(zhì)文件傳遞在時(shí)間和人力成本上的浪費(fèi)，提高審批的工作效率。包括以下特點(diǎn)：

第一， 以強(qiáng)大的審批工作流為核心。
從OA系統(tǒng)的技術(shù)開(kāi)發(fā)平臺(tái)發(fā)展過(guò)程來(lái)看，主要是運(yùn)用了流轉(zhuǎn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件實(shí)體在網(wǎng)絡(luò)上的傳遞，并通過(guò)定義接收者的先后順序，實(shí)現(xiàn)審批流轉(zhuǎn)路徑的定制功能。結(jié)合企業(yè)在行政組織架構(gòu)上的要求，在流程定制中融入組織結(jié)構(gòu)、人員、組別、角色、崗位等特征，實(shí)現(xiàn)靈活強(qiáng)大的定制結(jié)構(gòu)體系，以滿足企業(yè)在公文審批方面的要求。
第二， 專注于辦公事務(wù)處理，與業(yè)務(wù)結(jié)合性不強(qiáng)。
由于OA系統(tǒng)發(fā)展起步較早，因此在其定位上專注在企業(yè)辦公綜合事務(wù)處理，如文件管理、車輛管理、辦公用品管理、會(huì)議管理、檔案管理等。ERP產(chǎn)品強(qiáng)調(diào)的是先進(jìn)的管理思想，為企業(yè)提供強(qiáng)大的業(yè)務(wù)解決方案的能力，與企業(yè)的業(yè)務(wù)管理結(jié)合性非常強(qiáng)，這也是ERP產(chǎn)品核心理念和價(jià)值所在。因此相比之下，OA產(chǎn)品所體現(xiàn)出來(lái)的價(jià)值表現(xiàn)就并不在于“業(yè)務(wù)解決能力”上，而是對(duì)企業(yè)辦公事務(wù)的處理，與業(yè)務(wù)的結(jié)合性不強(qiáng)。
第三， 實(shí)施范圍較為廣泛，要控制得當(dāng)。
隨著企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展，信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理方面的能力要求越來(lái)越受到重視，不少企業(yè)在實(shí)施OA系統(tǒng)的同時(shí)提出了很多具有企業(yè)業(yè)務(wù)特色的功能要求。而這些功能要求往往已經(jīng)超越了傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)所能解決的范疇，造成了對(duì)OA系統(tǒng)在實(shí)施范圍控制上的一個(gè)“模糊邊界”。因此，如果不控制好這個(gè)范圍的界定，極大可能造成項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)和失控。在對(duì)這個(gè)范圍的控制上，總結(jié)出以下幾點(diǎn)考慮的因素供參考：
投入的成本效益比：只有那些對(duì)企業(yè)真正起到效益的功能我們才值得投入成本去實(shí)現(xiàn)，否則只會(huì)帶來(lái)時(shí)間和成本的浪費(fèi)，而獲益不大。 
用戶使用范圍：在考慮到一個(gè)功能是否值得開(kāi)發(fā)的時(shí)候，其中也要考慮到用戶群對(duì)象，如果只是個(gè)別用戶在使用的功能，而這些業(yè)務(wù)又非關(guān)鍵業(yè)務(wù)的話，我們可以考慮先不列在此范圍內(nèi)。 
使用的頻度：對(duì)于一個(gè)使用頻度很低的功能要求，盡管可以實(shí)現(xiàn)，但是考慮到最終的使用只是一年幾次或者一年一次的，我們也沒(méi)有必要納在實(shí)施范圍內(nèi)。
是否可以利用其他現(xiàn)有的軟件或者系統(tǒng)解決：部分用戶的功能其實(shí)可以利用一些現(xiàn)有的軟件和系統(tǒng)的功能就能解決的，這樣也沒(méi)必要重新開(kāi)發(fā)一個(gè)新的功能。
通過(guò)上述幾個(gè)因素的統(tǒng)一考慮，確定出一個(gè)合適的“度”，圍繞著這個(gè)“適度”一步一步實(shí)現(xiàn)，才能合理控制成本和發(fā)揮OA系統(tǒng)的最大效益。
第四， 二次開(kāi)發(fā)量較大
由于上述第三點(diǎn)的特點(diǎn)，必然會(huì)出現(xiàn)對(duì)原有OA產(chǎn)品的二次開(kāi)發(fā)要求，開(kāi)發(fā)量需要根據(jù)提出的功能要求復(fù)雜程度而定。這個(gè)過(guò)程中也會(huì)牽涉到對(duì)所選擇的OA產(chǎn)品技術(shù)架構(gòu)上的問(wèn)題，如果這個(gè)核心架構(gòu)不能滿足企業(yè)業(yè)務(wù)上的靈活要求，那么就意味著全新開(kāi)發(fā)的可能性。

辦公自動(dòng)化(OA)發(fā)展方向
辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向應(yīng)該是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務(wù)都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)。從技術(shù)發(fā)展角度來(lái)看，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。從管理體制和工作習(xí)慣的角度來(lái)看，全面的數(shù)字化辦公還有一段距離，首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權(quán)利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習(xí)慣、工作方式和法律體系有很強(qiáng)的慣性，短時(shí)間內(nèi)改變尚需時(shí)日。盡管如此，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動(dòng)化發(fā)展的必然趨勢(shì)。